Weihnachtsfeiern sind in vielen Unternehmen ein Ausdruck der Wertschätzung für Mitarbeitende und oft ein Highlight des Jahres. Damit diese Feiern steuerlich vorteilhaft bleiben und alle Freibeträge optimal genutzt werden, gilt es, einige Punkte zu beachten.
Wann sind Weihnachtsfeiern steuer- und sozialabgabenfrei?
Weihnachtsfeiern können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:
- Freibetrag einhalten: Pro Arbeitnehmer und Veranstaltung dürfen die Kosten 110 € (inklusive Umsatzsteuer, ab 2024: 150 €) nicht übersteigen.
- Anzahl der Feiern: Nur die ersten zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr sind begünstigt.
Übersteigen die Kosten den Freibetrag, unterliegt lediglich der Differenzbetrag der Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
Was zählt in den Freibetrag?
In die Berechnung der Gesamtkosten fließen ein:
- Speisen und Getränke
- Übernachtungs- und Fahrtkosten (sofern nicht steuerfrei als Reisekosten abgerechnet)
- Raummiete
- Geschenke
- Kosten für Rahmenprogramm, Künstler oder Eventmanager
Die Kosten sind brutto, also inklusive Umsatzsteuer, zu berechnen. Bei Kosten unter 110 € bleibt der Vorsteuerabzug zulässig. Überschreiten die Ausgaben diese Grenze, entfällt der Vorsteuerabzug.
Wichtige Hinweise zur Teilnehmerberechnung
Die Aufteilung der Kosten erfolgt ausschließlich auf die anwesenden Teilnehmer. Absagen können dazu führen, dass die Pro-Kopf-Kosten über den Freibetrag steigen, was steuerliche Konsequenzen nach sich zieht. Dieses Vorgehen wurde vom Bundesfinanzhof bestätigt.
Begleitpersonen: Zusätzliche Kosten berücksichtigen
Eine Begleitperson ist willkommen, sofern der Arbeitgeber dies erlaubt. Dabei werden deren Kosten dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Dies führt oft dazu, dass der Freibetrag überschritten wird und steuerlich berücksichtigt werden muss.
Teilnehmerkreis und steuerliche Begünstigung
Eine Weihnachtsfeier bleibt nur dann steuerlich begünstigt, wenn sie allen Mitarbeitenden einer Abteilung oder Filiale offensteht. Eine Einschränkung auf bestimmte Hierarchieebenen kann die Steuervorteile gefährden.
Was passiert bei Überschreitung des Freibetrags?
Übersteigen die Kosten den Freibetrag von 110 €, werden die Mehrkosten als geldwerter Vorteil steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Zudem wird eine dritte Betriebsveranstaltung im selben Jahr ebenfalls steuerpflichtig.
Optionen für Zusatzabgaben
- Pauschalbesteuerung: 25 % Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, getragen vom Arbeitgeber. Dies befreit von Sozialabgaben.
- Individuelle Besteuerung: Der Arbeitnehmer trägt die Steuer- und Sozialversicherungspflichten auf den Differenzbetrag.
Durch sorgfältige Planung können Weihnachtsfeiern steuerlich attraktiv bleiben und gleichzeitig ein gelungenes Dankeschön an die Mitarbeitenden sein.