Von der Richtlinie zur Praxis: Wie der Volkswagen Konzern sein Tax CMS operationalisiert hat
Mit zehn Kernmarken, weltweit über 100 Produktionsstandorten und einer Vielzahl von Tochtergesellschaften zählt Volkswagen zu den größten und komplexesten Unternehmen der Welt. Diese immense Größe und Vielfalt stellt den Konzern vor erhebliche steuerliche Herausforderungen. Um die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften sicherzustellen, hat Volkswagen ein umfassendes Tax Compliance Management System (Tax CMS) entwickelt und erfolgreich in seine Strukturen integriert. Durch eine klare strategische Ausrichtung und den Einsatz eines softwaregestützten Tax CMS wird ein einheitlicher und effektiver Ansatz verfolgt. In der Breakout Session im Raum Komet auf der Tax Technology Konferenz 2024 gaben Petra Baumgarten (Head of Tax Reporting & Tax Compliance Konzern, Volkswagen AG), Kathrin Neumann (Fachreferentin Tax Reporting & Tax Compliance Konzern, Volkswagen AG) und Nicolas Weisensee (Geschäftsführer der Impero GmbH) detaillierte Einblicke in diesen Prozess und zeigten auf, wie der Konzern mit innovativen Ansätzen die Tax Compliance operationalisiert hat.
🤝🏻 Die Notwendigkeit einer einheitlichen Compliance-Struktur
Angesichts der globalen Präsenz von Volkswagen ist eine einheitliche steuerliche Compliance-Struktur unverzichtbar. Unterschiedliche nationale Steuergesetze, Regularien und die Vielzahl an Geschäftseinheiten erhöhen die Komplexität erheblich. Um dieser Herausforderung zu begegnen, hat Volkswagen die Konzernrichtlinie Steuern entwickelt, die organisatorische Grundsätze und Mindestanforderungen für die Ausgestaltung eines konzernweiten Tax CMS definiert. Diese Richtlinie bildet die Grundlage für die Umsetzung einheitlicher Standards in allen Konzerngesellschaften.
Eine Herausforderung bleibt jedoch, diese Standards in der täglichen Praxis zu leben. Hier setzt die toolbasierte Lösung Impero an, die als zentrale Plattform dient, um die Richtlinie in der Praxis umzusetzen und ihre Einhaltung sicherzustellen. Mit der softwaregestützten Lösung gelingt es Volkswagen, den steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden und die komplexen Prozesse eines global agierenden Konzerns zu strukturieren.
🔨 Die Lösung: ein toolgestütztes Tax CMS
Das Tax CMS von Volkswagen wird durch eine Softwarelösung abgebildet, die eine strukturierte Steuerung und Überwachung steuerlicher Prozesse ermöglicht. Die Software wird in zwei Bereichen eingesetzt: Zum einen in den Gesellschaften des Organkreises der Volkswagen AG (ca. 100) sowie in weiteren deutschen Gesellschaften mit erhöhtem Risikopotenzial, wo sie zur Optimierung steuerlicher Prozesse beiträgt. Zum anderen wird sie in rund 400 weiteren Gesellschaften genutzt, um die Einhaltung definierter Mindeststandards sicherzustellen.
Die Software Impero bietet zahlreiche Funktionen, die Volkswagen bei der systematischen Steuerung von Steuerrisiken unterstützen. So wird das Risikomanagement durch eine klare Strukturierung der Risikoverzeichnisse nach Teilkonzernen und Marken verbessert. Standardisierte Risikoszenarien für die deutschen Gesellschaften und einheitliche Taxonomiestrukturen ermöglichen eine effiziente Identifikation und Bewertung potenzieller Risiken.
Im Bereich des Kontrollmanagements setzt Volkswagen auf das 3LoD-Modell (Three Lines of Defense), das klare Vorgaben für Durchführungskontrollen schafft. Ein Kriterienkatalog standardisiert diese Kontrollen, während Kontrollprogramme eine effiziente Organisation gewährleisten. Zusätzlich sorgen Review-Prozesse und individuell anpassbare Musterkontrollen für eine hohe Qualitätssicherung.
Darüber hinaus unterstützt die Software die Abbildung und Dokumentation von 1st-line-Maßnahmen, die Aufgabensteuerung im Regelbetrieb des Tax CMS, die Etablierung von Fragebögen sowie das Einholen von Daten und Informationen.
🎯 Die Vorteile einer toolbasierten Lösung
Die Einführung der Software Impero hat für Volkswagen viele Vorteile. Durch standardisierte Verfahren und Vorgaben wird eine Vergleichbarkeit zwischen den verschiedenen Gesellschaften geschaffen. Workflowbasierte Kontrollen reduzieren den manuellen Aufwand und gewährleisten gleichzeitig eine revisionssichere Archivierung aller Maßnahmen. Damit sind alle steuerlichen Vorgänge langfristig dokumentiert und nachvollziehbar. Die Möglichkeit konzernweiter Auswertungen sorgt zudem für ein hohes Maß an Transparenz und ermöglicht ein umfassendes Monitoring der steuerlichen Compliance.
Darüber hinaus trägt die toolbasierte Tax CMS-Lösung dazu bei, die individuellen Anforderungen der Gesellschaften in einem einheitlichen Rahmen zu erfüllen. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Nachhaltigkeit der Tax Compliance.
KEY-TAKEAWAYS
👉 Technologie als Enabler
Softwarelösungen erleichtern die Operationalisierung von Tax CMS, nicht nur für die größten deutschen Unternehmen, sondern auch für den Mittelstand, indem sie Prozesse standardisieren, Risiken managen und Maßnahmen revisionssicher dokumentieren.
👉 Konzernweite Standards sind unerlässlich
Eine einheitliche Compliance-Struktur, basierend auf Basis klarer Richtlinien und Mindestanforderungen, ist entscheidend für den Erfolg eines Tax CMS.
👉 Effizientes Kontrollmanagement
Workflowbasierte Kontrollen und das 3LoD-Modell sorgen für eine zuverlässige Umsetzung und Überwachung der Compliance-Maßnahmen.
👉 Transparenz schafft Vertrauen
Konzernweite Auswertungen und einheitliche Reportingstandards ermöglichen ein umfassendes Monitoring und eine Vergleichbarkeit, die die Steuerungsfähigkeit nachhaltig erhöht.
