Kassensoftware – 9 Tools im Vergleich
Eine Kassensoftware ist das digitale Herzstück vieler Unternehmen im Einzelhandel, der Gastronomie und anderen Dienstleistungsbranchen wie Friseure oder Cafés. Sie erleichtert nicht nur die Abwicklung von Verkaufsprozessen, sondern bietet auch zahlreiche Zusatzfunktionen wie Lagerverwaltung, Kundenmanagement und Finanzbuchhaltung. Besonders in Branchen wie Gastro oder im Supermarkt ist eine zuverlässige und intuitive Kassensoftware entscheidend, um den täglichen Betrieb effizient zu gestalten. Neben der Erfassung von Umsätzen und Bestellungen muss eine moderne POS-Lösung auch GoBD-konform sein und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen, wie der TSE-Pflicht, entsprechen. Unternehmen profitieren von Tools, die mit Windows oder als App nutzbar sind und im besten Fall als Vollversion per Download bereitstehen.
Wer benötigt eine Kassensoftware?
Grundsätzlich braucht jedes Unternehmen, das regelmäßige Verkaufsprozesse abwickelt, eine Kassensoftware. Besonders im Einzelhandel und in der Gastronomie sind solche Lösungen essenziell, da sie die Abrechnung, Lagerhaltung und Umsatzanalyse deutlich vereinfachen. Auch Friseure, Restaurants oder Cafés profitieren von einer maßgeschneiderten POS-Lösung. Während große Supermärkte meist komplexe Kassensysteme mit umfangreicher Hardware nutzen, setzen Kleinunternehmer oft auf eine kostengünstige oder sogar kostenlose Lösung, die auf einem PC oder als mobile App betrieben werden kann. Zahlreiche Anbieter bieten daher unterschiedlichste Systeme, die von einfachen Registrierkassen bis hin zu umfangreichen cloudbasierten Lösungen reichen.
👉 Kassensoftware vereinfacht die Abrechnung, Lagerhaltung und Umsatzanalyse deutlich.
LINA
Eine moderne Kassensoftware für die Gastronomie und den Einzelhandel, die mit intuitiver Bedienung und Cloud-Anbindung punktet. Sie ermöglicht eine einfache Verwaltung von Bestellungen, Zahlungen und Kundenprofilen.
VECTRON
Ein etabliertes POS-System, das sich besonders für Restaurants, Cafés und Supermärkte eignet und GOBD-konform ist. Es bietet zudem eine breite Palette an Hardware-Optionen und ist an bestehende Buchhaltungssysteme anbindbar.
ORDERBIRD
Speziell für die Gastro-Branche entwickelt, bietet Orderbird eine flexible und mobile Lösung für Restaurants und Cafés. Die Software ist besonders für iPads optimiert und ermöglicht eine einfache und schnelle Bedienung durch das Servicepersonal.
READY2ORDER
Eine App-basierte Kassensoftware, die sich ideal für Kleinunternehmer und den Einzelhandel eignet. Sie bietet cloudbasierte Speicherung und ermöglicht den Zugriff von verschiedenen Geräten aus.
POSSUM
Eine POS-Lösung mit starker Windows-Unterstützung, die sich für verschiedenste Branchen eignet. Die Software bietet umfangreiche Funktionen zur Warenwirtschaft und ist mit verschiedenen Peripheriegeräten kompatibel.
TILLHUB
Eine cloudbasierte Kassensoftware, die sich an Restaurants und den Einzelhandel richtet. Neben klassischen Kassenfunktionen bietet sie umfassende Analyse- und Reporting-Tools zur Umsatzsteigerung.
FLOUR
Ein Tool für Gastronomie- und Einzelhandelsbetriebe mit Fokus auf einfache Bedienbarkeit. Es punktet besonders durch seine intuitive Benutzeroberfläche und ermöglicht eine schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
SUMUP
Ein bekanntes POS-System mit günstigen Kosten, ideal für Kleinunternehmer und mobile Verkaufsstände. Es bietet eine einfache Kartenzahlungslösung, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren lässt.
LIGHTSPEED
Eine umfassende Lösung für Restaurants, Einzelhändler und Supermärkte mit zahlreichen Erweiterungsmöglichkeiten. Die Software bietet unter anderem eine Lagerverwaltung, Bestandsführung und integrierte CRM-Funktionen.
Was sind rechtliche Anforderungen an eine Kassensoftware?
Eine Kassensoftware muss bestimmten gesetzlichen Anforderungen genügen. In Deutschland sind insbesondere die GoBD-Vorschriften (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zu beachten. Ein wesentliches Kriterium ist die TSE-Pflicht (Technische Sicherheitseinrichtung), die Manipulationen an digitalen Kassensystemen verhindern soll. Die Anbieter müssen daher sicherstellen, dass ihre Lösungen gesetzeskonform sind und eine revisionssichere Speicherung der Daten ermöglichen. Wer eine neue POS-Lösung sucht, sollte darauf achten, dass sie diese gesetzlichen Anforderungen erfüllt, um spätere Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Worauf sollte man bei der Auswahl der richtigen Kassensoftware achten?
Die Wahl der passenden Kassensoftware hängt von verschiedenen Faktoren ab. Neben der gesetzlichen Konformität sollte sie auch auf den eigenen Betrieb zugeschnitten sein. Während ein Supermarkt umfangreiche Funktionen wie Warenwirtschaft und Anbindungen an Lieferanten benötigt, setzen Friseure oder Cafés eher auf einfache Bedienbarkeit. Auch die Hardware-Kompatibilität ist entscheidend: Soll die Software auf einem PC mit Windows laufen oder ist eine mobile App gewünscht? Anbieter stellen oft Testversionen oder kostenlose Varianten zur Verfügung, die vor dem Kauf ausprobiert werden können. Zudem sollten Nutzer auf Support- und Update-Angebote achten, um die langfristige Nutzbarkeit zu gewährleisten.
Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl sind:
-
Branchenanforderungen: Welche speziellen Funktionen werden benötigt (z. B. Tischverwaltung für Gastro, Kundenkartei für Friseure)?
-
GoBD- und TSE-Konformität: Erfüllt die Software alle gesetzlichen Anforderungen?
-
Plattformkompatibilität: Läuft die Software auf Windows, als App oder im Webbrowser?
-
Kostenstruktur: Gibt es eine kostenlose Version oder flexible Preispläne?
-
Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software intuitiv bedienbar, auch für neue Mitarbeiter?
-
Hardware-Anforderungen: Wird spezielle Hardware benötigt oder reicht ein PC/Tablet?
-
Kundensupport & Updates: Gibt es regelmäßige Updates und schnellen Support bei Problemen?
Welche Kosten entstehen beim Einsatz?
Die Preise für Kassensoftware variieren stark. Während einige Anbieter kostenlose Basis-Versionen anbieten, können umfangreiche POS-Systeme mit monatlichen Gebühren oder Einmalkosten verbunden sein. Eine einfache App für Kleinunternehmer kann ab 10 Euro pro Monat erhältlich sein, während Komplettlösungen für größere Unternehmen mehrere hundert Euro pro Monat kosten können. Dazu kommen oft Kosten für zusätzliche Hardware wie Bondrucker, Scanner oder Kassenladen. Wer eine günstige oder kostenlose Lösung sucht, sollte darauf achten, dass sie alle notwendigen Funktionen bietet und GoBD-konform ist.
Welche Tools sind für Kleinunternehmer geeignet?
Kleinunternehmer haben oft geringere Budgets und benötigen eine Kassensoftware, die einfach zu bedienen und kostengünstig ist. Anbieter wie SumUp, ready2order oder Orderbird bieten günstige oder sogar kostenlose Versionen an, die sich ideal für kleine Betriebe im Einzelhandel oder in der Gastronomie eignen. Entscheidend ist, dass die Software die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und auch ohne teure Zusatzhardware genutzt werden kann. Viele POS-Lösungen für Kleinunternehmer laufen als App auf einem Tablet oder Smartphone, sodass kein separater PC erforderlich ist.
FAZIT
Die Wahl der richtigen Kassensoftware hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Während Supermärkte und größere Einzelhändler umfassende Lösungen mit zahlreichen Funktionen benötigen, setzen Cafés, Restaurants oder Friseure eher auf intuitive und mobile Kassensysteme. Kleinunternehmer profitieren von kostengünstigen oder kostenlosen Varianten, die auf einem PC oder per App genutzt werden können. Entscheidend ist, dass die Software GOBD-konform ist und eine TSE-Sicherheitseinrichtung besitzt. Anbieter wie LINA, Vectron, Orderbird oder SumUp bieten eine breite Auswahl an Lösungen für verschiedene Branchen. Wer Kosten sparen möchte, sollte auf kostenlose Testversionen und flexible Preisstrukturen achten.
