Datenkompetenz und effiziente Datenflüsse: Ein Muss für moderne Steuerkanzleien
Von Johannes Franz
In einer zunehmend digitalen Welt wird die Fähigkeit, mit Daten umzugehen, immer wichtiger – auch für Steuerkanzleien. Datenkompetenz, verstanden als die Fähigkeit, Daten aus verschiedenen Quellen verantwortungsvoll zu integrieren, zu organisieren, zu analysieren und strategisch zu nutzen, ist der Schlüssel zur Verbesserung interner Prozesse und zur Optimierung der Mandantendienstleistungen. Gleichzeitig sind gut strukturierte und fließende Daten der Motor für die Automatisierung und die Nutzung moderner Technologien. Steuerkanzleien, die ihre Datenflüsse verstehen und optimieren, haben einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
I. Die Bedeutung von Datenkompetenz in Steuerkanzleien
Datenkompetenz geht weit über die einfache Erfassung und Speicherung von Informationen hinaus. Sie umfasst das Verständnis dafür, wie Daten in der Kanzlei generiert, verwaltet und genutzt werden können, um Prozesse zu optimieren und Mehrwert für die Mandant:innen zu schaffen. Besonders in Steuerkanzleien, die täglich mit einer Vielzahl von Stamm- und Bewegungsdaten arbeiten, ist eine hohe Datenkompetenz unerlässlich. Stammdaten, wie Mandanten- und Auftragsinformationen, aber auch Kontenpläne in der FiBu oder Arbeitsvertragsdaten im Lohn, sind statisch und bilden das Rückgrat vieler Prozesse. Bewegungsdaten, die durch laufende Geschäftsvorfälle entstehen, sind dagegen dynamisch und verändern sich ständig. Die effiziente Verwaltung und Nutzung dieser Datenarten erfordert nicht nur technisches Wissen, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Geschäftsprozesse der Kanzlei und ihren Mandant:innen.
II. Daten im Mittelpunkt der täglichen Arbeit
In Steuerkanzleien dreht sich dabei ein Großteil der täglichen Arbeit um die Aufnahme, Verarbeitung und Nutzung von Daten. Ob in der Finanz- und Lohnbuchhaltung oder bei der Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen – überall spielen Daten eine zentrale Rolle. Ein effektiver Datenfluss, bei dem Informationen nahtlos und medienbruchfrei durch verschiedene Systeme und Software fließen, ist dabei entscheidend für den reibungslosen Betrieb einer Kanzlei.
1. Kanzleien in der FiBu am Scheideweg
Gerade die Optimierung der Datenflüsse in der Finanzbuchhaltung steht seit einigen Jahren auf der Agenda der Kanzleien und findet mit der bevorstehenden E-Rechnungspflicht ihren Höhepunkt: Rechnungsprozesse digitalisieren, neue Software implementieren und in der Verfahrensdokumentation alles festhalten – für viele Berater und Beraterinnen gibt es da noch einiges zu tun. Speziell die, die noch ganz am Anfang stehen, fragen sich, wie sie das alles schaffen sollen. Und so manch einer hat aufgrund des bevorstehenden Austritts aus dem Geschäftsleben das Thema schon ad acta gelegt – zum Leidwesend der Mandant:innen und des Kanzleiwerts.
2. Lohn – das vernachlässigte Geschäftsfeld
Was in der Finanzbuchhaltung seit Längerem vor sich geht, findet im Lohn noch nicht flächendeckend Anwendung. Die Richtwerte zum Erhalt des Labels „Digitale Kanzlei“ des Branchenprimus DATEV werden im Lohn seit Jahren nicht wesentlich erhöht – Zeichen eines vernachlässigten Geschäftsfeldes. Dabei bietet sich der Lohn genauso zur Digitalisierung und Automatisierung an wie die FiBu. Software zur einfachen digitalen Erfassung von Personaldaten oder Bewegungsdaten, Personalmanagement-Software mit Schnittstellen in die Abrechnungssoftware der Kanzlei, Lohnkonverter oder Online-Portale für Arbeitnehmer:innen gibt es auch hier. Im Alltag dominieren in den meisten Lohnabteilungen jedoch handschriftliche Stundenzettel und eine Flut an E-Mails. „Copy & Paste“ und manuelles Erfassen anstatt Kontrolle von Datenflüssen.
III. Herausforderungen im Kanzleialltag: Warum Ineffizienzen nicht mehr tragbar sind
Die steigenden Herausforderungen im Kanzleialltag machen es zunehmend schwieriger, ineffiziente Arbeitsprozesse zu kompensieren. Schon heute spüren viele Steuerkanzleien den Fachkräftemangel und die damit einhergehenden steigenden Kosten für Personalmarketing und Recruiting. Diese Situation wird sich durch das bevorstehende Ausscheiden der Babyboomer-Generation aus dem Arbeitsleben weiter verschärfen. Kanzleien, die weiterhin auf manuelle, zeitraubende Arbeitsweisen setzen, laufen Gefahr, den Anschluss zu verlieren und ihre Dienstleistungen gegenüber ihren Mandant:innen nicht in der gewohnten Qualität aufrechtzuerhalten.
1. Digitalisierung und Automatisierung gegen den Fachkräftemangel
Die Antwort auf diese Entwicklungen liegt in der Digitalisierung – und genauer gesagt, in ihrem Endziel: der Automatisierung. Automatisierte Prozesse sind nicht nur eine Möglichkeit, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, sondern sie bieten auch die Chance, bestehendes Personal effizienter einzusetzen. Dazu bedarf es allerdings mehr als nur der Implementierung neuer Technologien. Steuerberater:innen und ihre Mitarbeitenden müssen in die Lage versetzt werden, die notwendigen Daten- und Prozesskompetenzen zu erwerben. Ein umfassendes Upskilling-Programm ist hier entscheidend, um die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen und die Automatisierungspotenziale auszuschöpfen.
Checkliste
Erfolgreiches Upskilling-Programm
1. Bedarfsanalyse durchführen:
- Identifizieren, welche Daten- und Prozesskompetenzen in der Kanzlei fehlen.
- Mitarbeiterbefragungen und Leistungsanalysen durchführen, um Schulungsbedarfe zu erfassen.
2. Kernkompetenzen definieren:
- Grundlegende Datenmanagement-Fähigkeiten ermitteln.
- Kenntnis und Anwendung von Software, Data-Analytics- und Automatisierungstools fördern.
- Verständnis für Prozesse und Workflows innerhalb der Kanzlei entwickeln, um ineffiziente Abläufe zu erkennen und zu verbessern.
3. Schulungsplan erstellen:
- Regelmäßige Workshops und Trainings zu spezifischen Prozess- und Software-Lösungen organisieren.
- Schulungen zu neuen Technologien anbieten, wie z. B. Data-Analytics und KI-gestützte Tools.
- Fokus auf praktische Anwendungsbeispiele und Kanzleiprozesse legen.
4. Schulungsfortschritte überwachen:
- Regelmäßige Feedback-Runden und Kompetenztests durchführen, um Fortschritte zu überprüfen.
- Klare Erfolgskriterien für die Weiterbildung implementieren.
5. Raum für die Umsetzung schaffen:
- Zeitfenster im Arbeitsalltag einplanen, um das Gelernte anzuwenden.
- „Learning by Doing“ fördern: Mitarbeitende sollten in Echtzeit an Projekten arbeiten, um Automatisierung und Datenmanagement zu optimieren.
2. Raum, um neue Fähigkeiten auszuprobieren und anzuwenden
Gleichzeitig müssen Kanzleien im Alltag den nötigen Raum schaffen, damit die erlernten Fähigkeiten auch angewendet werden können. Die kontinuierliche Optimierung der Datenflüsse und die Nutzung moderner Tools erfordern Zeit und Aufmerksamkeit, die jedoch langfristig zu erheblichen Effizienzgewinnen und einer verbesserten Mandantenbetreuung führen können. Kanzleien, die diese Entwicklung nicht ernst nehmen, riskieren nicht nur ihren wirtschaftlichen Erfolg, sondern auch ihre Attraktivität als Arbeitgeberin. Sich neben dem Kanzleialltag bewusst Zeit für Optimierung zu nehmen und das Tagesgeschäft Tagesgeschäft sein zu lassen – darin steckt eine der größten Herausforderungen.
IV. Kanzleistammdaten – Schuster und seine Leisten
Die Stammdaten einer Kanzlei bilden das zentrale Fundament für nahezu alle betrieblichen Abläufe. Saubere, vollständige und korrekt gepflegte Stammdaten sind unerlässlich, damit Prozesse reibungslos laufen. Leider werden diese oft unterschätzt und vernachlässigt, was zu erheblichen Ineffizienzen im Kanzleialltag führt. Unvollständige oder inkonsistente Stammdaten bedeuten, dass Mitarbeitende regelmäßig zusätzliche Arbeit leisten müssen, um fehlende Informationen zu beschaffen oder Fehler zu korrigieren. Das führt nicht nur zu Mehrarbeit und Zeitverlust, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern in den nachfolgenden Prozessschritten. Ein gezielter Ansatzpunkt, um die Effizienz in der Kanzlei zu steigern, liegt daher in der Optimierung der Stammdaten. Die Pflege und regelmäßige Überprüfung dieser Daten schafft sofortigen Nutzen in den täglichen Abläufen und führt zu spürbaren Entlastungen des Kanzleipersonals.
Checkliste
Effiziente Pflege und Überprüfung der Stammdaten
1. Stammdaten regelmäßig aktualisieren:
- Festlegen, wie oft Stammdaten überprüft und aktualisiert werden sollen (z. B. monatlich, quartalsweise).
- Zuständigkeiten für die Datenpflege klar definieren und zuweisen.
2. Datenbereinigung durchführen:
- Unvollständige, doppelte oder fehlerhafte Datensätze systematisch identifizieren und bereinigen.
- Einheitliche Standards für die Eingabe von Daten festlegen, um Inkonsistenzen zu vermeiden.
3. Automatisierte Tools nutzen:
- Softwarelösungen einsetzen, um die Datenpflege zu erleichtern (z. B. Dublettenprüfung, Validierungsfunktionen).
- Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen optimieren, um redundante Datenerfassung zu vermeiden.
4. Datenqualität überwachen:
- Regelmäßige Qualitätskontrollen der Stammdaten durchführen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
- Feedback der Mitarbeitenden einholen, um Probleme frühzeitig zu identifizieren.
V. Datenkompetenz als Schlüssel zur Zukunftssicherheit in der Steuerberatung
Die Zukunft der Steuerberatung wird maßgeblich von der Fähigkeit bestimmt, Daten effizient zu verwalten und zu nutzen. Steuerkanzleien, die ihre Datenflüsse konsequent optimieren und eine starke Datenkompetenz in ihren Teams entwickeln, werden ihre internen Abläufe nicht nur deutlich effizienter gestalten, sondern auch die Qualität ihres Mandantenservices nachhaltig verbessern. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, Daten als strategische Ressource zu begreifen und aktiv in die Weiterbildung der Mitarbeitenden zu investieren, um das volle Potenzial moderner Technologien ausschöpfen zu können. Wer diese Herausforderung frühzeitig angeht, legt das Fundament für eine zukunftsfähige und wettbewerbsstarke Kanzlei, die sich in einem dynamischen Marktumfeld erfolgreich behaupten kann.
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