Effiziente Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandanten – So gelingt’s
Ein Beitrag von Fin Glowick
(erschienen in der beck.digitax Sonderausgabe »Digitalisierung der mittelständischen Steuerberatung« 2024)
Der reibungslose Austausch zwischen Steuerkanzlei und Mandantschaft ist heute wichtiger denn je. Um diesen DSGVO-konform, zeitsparend und möglichst effektiv zu gestalten, ist die Digitalisierung der Kommunikation unabdingbar. Das Team um die Steuerberater-Software WISO MeinBüro Kanzlei hat deswegen einige nützliche Tipps zusammengetragen, um die Chancen der Digitalisierung für Steuerkanzleien und eine dadurch effizientere Kommunikation mit den Mandanten aufzuzeigen.
I. Digitalisierung der Kommunikation
In vielen Kanzleien gehören Berge von Papier und überfüllte Ordner immer noch zum Büroalltag. Dabei kann eine digitale Kommunikation zwischen der Kanzlei und
den Mandanten helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Zugleich muss die Kommunikation datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen, denn schließlich werden sensible Daten und Zahlen miteinander ausgetauscht. Kanzleien, die bisher noch wenig digital arbeiten, haben hier großen Nachholbedarf und begegnen der
Digitalisierung der Kommunikation oft noch mit Skepsis und Bedenken.
Mit diesem Gastbeitrag möchte WISO MeinBüro Kanzlei den Steuerkanzleien einen kleinen Ratgeber an die Hand geben. Denn in einer digitalisierten Kommunikation stecken Chancen und lohnenswerte Möglichkeiten, die den Kanzleialltag ungemein verbessern können. Wir haben die wichtigsten Punkte aufgeführt, um die Steuerkanzleien bei ihrem Schritt zu dieser Art von Kommunikation mit ihren Mandanten zu unterstützen.
II. Beidseitige Digitalisierung
Etwas sollten sich alle Steuerkanzleien ganz zu Beginn ins Gedächtnis rufen: Viele Mandanten arbeiten in Berufen, in denen die Digitalisierung bereits weiter vorangeschritten ist. Sie haben meistens alle wichtigen Verträge, Dokumente und Rechnungen bereits digital sortiert und archiviert, so dass dicke Papierordner nicht
mehr zu ihrem Alltag gehören.
👉 Sichere Datenübertragung
Eine Digitalisierung aufseiten der Steuerkanzleien sorgt somit für eine reibungslose Kommunikation, da wichtige Informationen keinem Medienbruch unterliegen. Es müssen keine Zahlen manuell aus einem digitalen Dokument in Papierdokumente eingetragen werden. Dadurch werden Fehlerquellen minimiert und alles kann von einem Gerät aus, zB vom PC oder Laptop, bearbeitet werden. Das hat den großen Vorteil, dass keine Papierunterlagen vergessen werden oder sogar verloren gehen können
👉 Höhere Kundenzufriedenheit
Erfolgt das Abheften aller notwendigen Dokumente digital statt manuell, können einzelne Zahlen und Daten schneller gefunden werden. Digitales Suchen ist deutlich
zeitsparender, wenn erst einmal alles ordentlich digitalisiert wurde. Das wiederum hat eine höhere Kundenzufriedenheit zur Folge, da zB Nachfragen schneller beantwortet werden können und die Bearbeitung von Kundenaufträgen nicht mehr so viel Zeit in Anspruch nimmt.
III. Schnelles Freigeben von Dokumenten
Eine Unmenge an Briefen, die geschickt und empfangen werden müssen, kann preisintensiv und unübersichtlich werden und die Suche nach wichtigen Dokumenten raubt Kanzleimitarbeitenden Zeit und Nerven. Digitale Anwendungen können jedoch Abhilfe schaffen, zB durch die digitale Signatur.
Eine rechtsgültige Signatur kann auch digital erfolgen. Es ist nicht mehr nötig, das Dokument auszudrucken und es manuell hin- und herzuschicken, solange eine geeignete Kanzlei-Software gewählt wurde, die dies ermöglicht.
IV. Updates und Information von Kunden und Mitarbeitenden
Um von der effizienten Kommunikation zu profitieren, ist ein ähnlicher Wissensstand bei den Steuerkanzleimitarbeitenden sowie bei den Kunden zu gewährleisten. Dieser wird ermöglicht durch verschiedene Maßnahmen:
👉 Mitarbeitereinbindung
Die Belegschaft sollte eine verständliche und ausführliche Einweisung in die verwendeten digitalen Programme bekommen, so dass alle Fragen beantwortet und eventuelle Bedenken aus dem Weg geräumt werden können. Der Umgang mit neuer Software kann etwa durch Schulungen erleichtert werden.
👉 Vorausschauende Mandantenkommunikation
Es ist wesentlich, dass Kunden vertraut mit der Online Software sind und sich somit auch sicher im Einsatz mit dieser fühlen. Daher ist es essenziell, sie angemessen in die Bedienung der Software einzuführen und über anstehende Updates zu informieren. Zusätzliche Unterstützung kann die Kundenzufriedenheit weiter steigern. Durch eine sichere und routinierte Nutzung der Software können Prozesse wie die schnelle Einholung von Unterschriften und Genehmigungen beschleunigt werden, was zu einer effizienteren Auftragsbearbeitung führt und somit der Kanzlei Vorteile bringt.
V. Schnelles Beantworten von Fragen durch digitales Archivieren
viele Rückfragen? Zeitraubendes Nachhaken bei eigentlich längst geklärten Fragen? Antworten verschwinden im schlecht sortierten Briefverkehr des Mandanten? Durch digitales Kommunizieren ist auch ein digitales Archivieren der Fragen, Antworten und Daten möglich und dies bringt viele Vorteile mit sich.
👉 Nichts mehr vergessen
Vergessen ist menschlich. Aber bevor die Kanzleimitarbeitenden die Kunden mehrmals wegen Rückfragen in eventuell stressigen oder unpassenden Momenten stören, ist ein Blick ins digitale Archiv oft der bessere Weg. Dort lassen sich die Gespräche noch einmal rekapitulieren und mögliche Fragen oft schon von selbst beantworten.
👉 Immer auf dem aktuellen Stand
Alle Mitarbeitenden, die Einsicht in das digitale Archiv haben, sind auf dem gleichen Informationsstand. Das erleichtert den Umgang mit den Kunden ungemein: So
können sich zB neue Mitarbeiter nach einem internen Wechsel problemlos in die Belange der und die Kommunikation mit den Kunden einarbeiten und sich so auf den neuesten Stand bringen. Die Kunden werden diese unkomplizierte und störungsfreie Art der Kommunikation zu schätzen wissen und die eingesparte Zeit honorieren.
VI. Die Wahl des geeigneten Software-Angebots
Für die effektive Implementierung aller zuvor erwähnten Maßnahmen ist der Einsatz eines passenden, verlässlichen Werkzeugs unerlässlich. Ein solches Werkzeug, das eine reibungslose und effiziente Digitalisierung der Kommunikation ermöglicht, ist bspw. die Webanwendung WISO MeinBüro Kanzlei. Diese ermöglicht eine DSGVO-konforme, zielgerichtete Kommunikation mit Mandanten und Sachbearbeitern auf einer Online-Plattform. Die Besonderheit liegt in der webbasierten Funktionsweise, wodurch keine Installation erforderlich ist. Dadurch entfallen Probleme wie Inkompatibilitäten und aufwendige Konfigurationen. Updates erfolgen automatisch im Hintergrund, ohne Ausfallzeiten oder Unterbrechungen für den Benutzer. Die Anwendung ist von verschiedenen Geräten wie Laptops oder PCs aus zugänglich, was eine flexible ortsunabhängige Kommunikation ermöglicht – es wird lediglich eine stabile Internetverbindung benötigt.
Die Digitalisierung bietet Steuerkanzleien hohe Chancen bei der Bewältigung vieler Aufträge in kurzer Zeit. Gleichzeitig können so auch zufriedene Kunden gewährleistet werden. Viele Kunden erleben bereits die Digitalisierung im eigenen Unternehmen oder auf ihrer Arbeit und erwarten deswegen auch eine digitale Kommunikation mit ihrer Steuerkanzlei des Vertrauens.
Mithilfe einer Steuerberater-Software wie etwa WISO MeinBüro kann die Kommunikation sicher, reibungslos und effektiv verlaufen. Softwares wie diese ermöglichen einen modernen Kanzleialltag der Zukunft, einhergehend mit zufriedener und wachsender Kundschaft.
