Automatisierung für Steuerberater: Mehr Zeit für Mandanten

Die Anforderungen an Steuerberaterinnen und Steuerberater nehmen stetig zu. Neben der klassischen Buchführung und Steuerdeklaration sehen sich viele Kanzleien zunehmend mit komplexeren Beratungsaufgaben konfrontiert, müssen regulatorische Anforderungen erfüllen und steigende Mandantenanfragen bewältigen. Gleichzeitig stehen aufgrund des Fachkräftemangels immer weniger qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für diese Aufgaben zur Verfügung. Automatisierung kann hier einen entscheidenden Vorteil bieten: Wiederkehrende Tätigkeiten können durch den gezielten Einsatz von Software und digitalen Prozessen effizienter gestaltet, Fehler reduziert und wertvolle Zeit eingespart werden. Doch welche Prozesse eignen sich besonders, um automatisiert zu werden, wo liegen die Hürden und wie lässt sich der Wandel erfolgreich gestalten? Dieser Beitrag gibt Antworten und zeigt konkrete Umsetzungsschritte auf.

Vorteile automatisierter Prozesse in der Steuerberatung

Die Automatisierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sich direkt auf den Kanzleialltag auswirken. Einer der größten Pluspunkte ist die Zeitersparnis: Eine Studie des Instituts für Mittelstandsforschung zeigt, dass durch digitale Prozesse in Steuerkanzleien und Steuerabteilungen bis zu 30 % der Arbeitszeit eingespart werden können. Dies bedeutet, dass mehr Kapazitäten für Mandantengespräche, strategische Beratung und die Optimierung steuerlicher Gestaltungen zur Verfügung stehen.

Zu den wichtigsten Vorteilen der Automatisierung gehören:

• Reduzierung manueller Fehler: Digitale Systeme berechnen Summen korrekt, achten auf Fristen und vermeiden Flüchtigkeitsfehler.
• Bessere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Softwarelösungen werden regelmäßig aktualisiert und berücksichtigen automatisch gesetzliche Änderungen.
• Schnellere Bearbeitung von Steuererklärungen: Durch intelligente Software lassen sich Belege, Rechnungen und Steuerbescheide automatisch erfassen und verarbeiten.
• Kosteneinsparungen: Weniger manuelle Arbeit bedeutet langfristig weniger Personalkosten für einfache Verwaltungsaufgaben.
• Erhöhte Mandantenzufriedenheit: Schnellere Reaktionszeiten und weniger Fehler sorgen für eine professionellere Betreuung.

Kanzleien, die frühzeitig auf Automatisierung setzen, verschaffen sich somit einen klaren Wettbewerbsvorteil und können effizienter arbeiten, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Prozessautomatisierung

Die Einführung von Automatisierung sollte nicht unstrukturiert erfolgen, sondern Schritt für Schritt umgesetzt werden. Viele Kanzleien machen den Fehler, zu viele Prozesse auf einmal umzustellen. Das kann zu Überforderung und Akzeptanzproblemen im Team führen. Daher empfiehlt sich ein systematischer Ansatz:

1. Analyse bestehender Prozesse:
• Welche Tätigkeiten sind besonders zeitaufwendig?
• Welche Arbeiten wiederholen sich regelmäßig?
• Wo treten häufig Fehler auf?
2. Priorisierung der Automatisierungsmaßnahmen:
• Start mit einfachen und wenig risikoreichen Prozessen (z. B. Belegverarbeitung).
• Komplexere Prozesse schrittweise nachziehen.
3. Auswahl passender Software:
• Welche Lösungen sind mit bestehenden Kanzlei-Systemen kompatibel?
• Sind die Programme GoBD- und DSGVO-konform?
• Bietet der Anbieter Schulungen für Mitarbeiter an?
4. Testphase und Optimierung:
• Einführung in kleinen Teams oder einzelnen Bereichen.
• Feedback einholen und Prozesse bei Bedarf anpassen.
5. Volle Implementierung und Skalierung:
• Nach erfolgreicher Testphase sukzessive Ausweitung auf die gesamte Kanzlei.
• Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Prozesse.

Durch diesen strukturierten Ablauf wird sichergestellt, dass die Automatisierung nicht nur eingeführt, sondern auch nachhaltig und erfolgreich genutzt wird.

Die Herausforderungen bei der Automatisierung

Automatisierte Prozesse bieten zahlreiche Vorteile, allerdings müssen auch Herausforderungen wie die Investitionen in die Software und Schulungen beachtet werden. Laut einer Bitkom-Studie sehen 42 % der Steuerberater hohe Anschaffungskosten als Grund, von der Digitalisierung abzusehen. Dabei wird jedoch oft übersehen, dass sich diese Investition langfristig durch Einsparungen bei Arbeitszeit und Personalkosten auszahlt.

Weitere häufige Herausforderungen sind:

• Skepsis gegenüber digitalen Prozessen: Einige Steuerberater und Mitarbeiter haben Bedenken, dass Automatisierung ihre Arbeit ersetzt oder zu Kontrollverlust führt.
• Datenschutz und IT-Sicherheit: Steuerdaten gehören zu den sensibelsten Informationen. Daher müssen alle Softwarelösungen DSGVO- und GoBD-konform sein.
• Komplexe Integration in bestehende Systeme: Manche Kanzleien arbeiten mit veralteter Software, die nicht ohne Weiteres mit modernen Automatisierungstools kompatibel ist.

Die frühzeitige Erkennung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen hilft, die Einführung automatisierter Prozesse reibungsloser zu gestalten.

Die Mitnahme der Mitarbeiter im Prozess

Die Akzeptanz im Team ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Automatisierung. Veränderungen können bei den Mitarbeitern oft Unsicherheiten auslösen, insbesondere, wenn sie befürchten, dass ihre Aufgaben durch Software ersetzt werden könnten. Automatisierung ermöglicht jedoch eine höherwertige und erfüllendere Arbeit, da sich Steuerfachangestellte und Buchhalter stärker auf Beratung und Mandantenservice konzentrieren können.

Maßnahmen zur erfolgreichen Einbindung der Mitarbeiter:

• Transparente Kommunikation: Warum wird automatisiert? Welche Vorteile hat es für die Kanzlei und das Team?
• Frühzeitige Einbindung in den Auswahlprozess: Mitarbeiter sollten aktiv bei der Auswahl von Software und neuen Prozessen beteiligt werden.
• Schulungen und Weiterbildungen: Regelmäßige Trainings helfen, Unsicherheiten abzubauen und digitale Kompetenz zu fördern.
• Positive Anreize setzen: Wer aktiv an der Digitalisierung mitarbeitet, kann mehr Verantwortung übernehmen und sich weiterentwickeln.

Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom geben 68 % der Mitarbeiter an, dass eine frühzeitige Einbindung in Digitalisierungsprojekte ihre Akzeptanz für Veränderungen erhöht.

Passende Tools zur Prozessautomatisierung

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die Steuerkanzleien bei der Automatisierung unterstützen. Je nach Bedarf lassen sich verschiedene Bereiche optimieren:

Die Auswahl der richtigen Tools sollte sich an den individuellen Anforderungen der Kanzlei orientieren. Wichtig ist zudem, dass die Software intuitiv bedienbar ist und sich gut in bestehende Systeme integrieren lässt.