Der optimale Workflow für die papierlose Buchhaltung
Von Steffi Krüger
Über zu wenig Arbeit können sich Steuerbüros fast nie beklagen. Oft ist eher das Gegenteil der Fall. Viele Kanzleien arbeiten an der Belastungsgrenze, sind verzweifelt auf Mitarbeitersuche oder verhängen einen Aufnahmestopp für neue Mandantinnen und Mandanten. Ist das bei Ihnen auch der Fall? Dann ist es allerhöchste Zeit, daran etwas zu ändern.
Um Ihnen und Ihren Angestellten die Arbeit in der Steuerkanzlei nachhaltig und langfristig zu erleichtern – und diese papierlos zu gestalten – gibt es eine einfache Regel: Helfen Sie Ihren Mandantinnen und Mandanten bei deren Prozessentwicklung in der Buchhaltung! Das klingt im ersten Moment ungewohnt und fühlt sich nach mehr Arbeit an. Der Mandant muss doch selbst wissen, wie er die Buchhaltung in seinem Unternehmen strukturiert, denken Sie sich vielleicht. Die richtige Unterstützung kann jedoch beiden Seiten langfristig viel Zeit ersparen.
Wenn so ein Standardprozess, von dem ich hier spreche, einfach zu entwickeln wäre, hätten ihn schon alle. Es hat drei Jahre Arbeit und viele Gespräche mit Steuerkanzleien gekostet, um diesen umzusetzen. Grundlage ist die papierlose Buchführung – aber eben richtig. Gerne möchte ich Ihnen in diesem Beitrag erläutern, was damit gemeint ist und welchen Mehrwert Ihre Steuerkanzlei am Ende davon hat.
Die papierlose Buchführung ist kein Tool, sondern ein Konzept, das bis ins kleinste Detail durchdacht sein will. Sie brauchen keine Sorge haben – ich möchte bei Ihnen oder Ihrer Mandantschaft nicht noch ein Tool oder eine komplizierte Software implementieren, sondern Ihnen zeigen, dass das größte Einsparpotenzial genau dort liegt, wo man nicht (mehr) genau hinschaut. Die Buchhaltung besteht aus vielen Arbeitsschritten – vom Eintreffen einer Rechnung im Unternehmen bis zur fertigen Verarbeitung im Steuerbüro. Bei den einzelnen Arbeitsschritten kommen verschiedene Tools, Schnittstellen und Verantwortliche zum Einsatz. Die Buchhaltung ist dabei geprägt von kleinen, unscheinbaren und häufig wiederkehrenden Aufgaben: zum Beispiel der Übernahme der Belege in die Buchhaltungssoftware. Es sind diese selbstverständlichen Aufgaben, über die schon gar nicht mehr nachgedacht wird, weil sie fast im Schlaf erledigt werden – aber dennoch händisch vonstattengehen. Dieses „Kleinvieh“ macht in der Summe viel „Mist“ in Sachen Zeitersparnis.
Anlieferung der Belege variiert stark
Jeder Mandant liefert seine Belege anders an – manch einer digital und papierlos, manch einer abgeheftet in Ordnern, manch einer unsortiert und unübersichtlich im „Schuhkarton“. Die meisten haben jedoch ein Problem gemeinsam: Die Belege sind unvollständig. Für Sie bedeutet das, dass ihr Kanzleiteam den Mandantinnen und Mandanten ständig hinterhertelefonieren muss, weil offene Buchungen nicht zugeordnet werden können. Hinzu kommt, dass die fehlenden Belege erst auffallen, wenn die Buchhaltung bereits gebucht hat. Es beginnt eine Schleife von „Senden der OPOS-Liste an den Mandanten“, „Wiedervorlage zum Nachfragen“, „Mandant liefert einen Teil der Belege nach“, „Senden der neuen OPOS-Liste“ usw. Dieser Kreislauf findet je nach Mandant beliebig oft statt und kostet Nerven auf beiden Seiten. Ein riesiger Zeitfresser, und unnötig ist er obendrein.
Stellen Sie sich vor, Sie bekommen Monat für Monat vollständige Belege in digitaler Form direkt in Ihre Kanzleisoftware übermittelt. Diese können stressfrei in Ihrer Buchhaltungssoftware bearbeitet werden – ganz ohne Papier auszudrucken, sie einzuscannen und wieder auszudrucken. Hört sich gut an, nicht wahr? Aber wie kann genau das erreicht werden?
Buchhaltungsprozesse automatisieren und optimieren
Häufig melden mir Steuerkanzleien zurück, dass die Mandantinnen und Mandanten eine Umstellung ihrer Meinung nach nicht wünschen. Diese Annahme ist oftmals falsch. Klar, Veränderungen werden von uns Menschen natürlich grundsätzlich kritisch beäugt. Warum soll etwas, das bis jetzt irgendwie funktioniert hat, plötzlich nicht mehr gut genug sein? „Wir haben das doch immer schon so gemacht“, lautete es dann oft. Veränderungsangst ist jedoch ein absoluter Erfolgs- und Produktivitätskiller. Es gilt, Ihrer Mandantschaft genau diese Angst zu nehmen und die Workflows so einfach wie möglich zu gestalten. Unternehmen sind sehr wohl an Verbesserungen interessiert. Es muss nur einfach gehen, wenig Zeit kosten und den laufenden Betrieb nicht stören.
Mit folgenden Argumenten können Sie die Umstellung vorantreiben:
1. Bei Mandanten und Mandantinnen:
- Das Abholen von Belegen (z. B. von Amazon) kann vollautomatisch erfolgen,
- der Upload zum Steuerbüro wird vollautomatisiert,
- die Vollständigkeitskontrolle von Belegen kann leicht selber gemacht werden,
- jeder Beleg muss nur einmal angefasst werden – auch zum Überweisen – und
- alle offenen Rechnungen sind direkt übersichtlich dargestellt.
2. Bei Mitarbeitenden
- Der Druck mit den Abgabefristen entfällt, da auch nach dem 10. des Monats gebucht werden kann,
- die Nachfragen nach fehlenden Belegen hören auf,
- das Knowhow wird erweitert,
- es bleibt deutlich mehr Zeit für die Beratung und
- die Zusammenarbeit bekommt eine neue Qualität mit mehr Freude und Austausch.
Fakt ist: Nur noch fünf bis zehn Prozent aller Gesamtbelege liegen in Papierform vor. Der Rest kommt digital per E-Mail oder muss von den Mandanten und Mandantinnen in Portalen „abgeholt“ werden. Der letzte Prozess wird meist in Handarbeit statt automatisiert erledigt. Wo das passiert, wird Zeit vertrödelt und es passieren Fehler. Der Mandant hat das Problem, dass er den Durchblick darüber verliert, welche Belege er schon hochgeladen hat und welche nicht. Häufig werden Belege doppelt und dreifach hochgeladen, andere fehlen. Ein Problem, das sich jedoch im Handumdrehen lösen ließe – das kann ich durch meine jahrelange Erfahrung und der Analyse sämtlicher am Markt gängigen Tools sagen. Durch meine Einblicke in Steuerkanzleien und Unternehmen ohne interne Buchhaltung sind mir so ziemlich alle Arbeitsprozesse, Softwares und Strukturen schon unter die Augen gekommen.
Die meisten passenden Tools dafür werden in den Unternehmen bereits genutzt – nur eben noch nicht richtig.
So sieht der optimale Prozess aus:
- Mandant lässt die Belege automatisiert aus E-Mails und Portalen einsammeln.
- Mandant scannt Papierbelege mit der passenden App.
- Mandant hat eine Software, bei der er Belege passend zu Bankbuchungen sortieren kann, ohne zu kontieren.
- Mandant führt selbst Vollständigkeitskontrolle durch – sowohl auf der Ebene der Belege, als auch auf der Ebene der Zahlungen.
- Mandant meldet Fertigstellung.
- Kanzlei überprüft die Aussage VOR der Datenübernahme.
- Kanzlei übernimmt die Belege per Schnittstelle direkt in die Kanzleisoftware.
- Keine Rückfrageschleife mehr erforderlich.
Einen Standardprozess für alle?
Es ist möglich! Wenn Sie neue Mandantinnen und Mandanten aufnehmen, ist es sinnvoll, einen einheitlichen Workflow (wie den oben dargestellten) festzulegen, damit die Zusammenarbeit für alle Seiten langfristig einfacher und automatisierter ablaufen kann. Klar, muss man sich hier zu Beginn „reindenken“, aber glauben Sie mir – es geht! Man kann einen Standardprozess für ALLE Mandantinnen und Mandanten entwickeln. Ich habe in den vergangenen drei Jahren kaum etwas anderes gemacht, als genau das mit Steuerkanzleien unterschiedlicher Größe und Mandantenstruktur zu erarbeiten. Als Profi für Steuern und Buchhaltung können Sie Ihre Mandantschaft problemlos davon überzeugen, dass Ihr Workflow die beste Lösung für alle Seiten ist.
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