Besseres Wissensmanagement mit KI – so funktioniert’s
Von Alexander Hassenpflug
Effizientes Wissensmanagement ist für moderne Steuerkanzleien entscheidend, da sie mit komplexen Vorschriften und Fachapplikationen arbeiten. Traditionelle Tools unterstützen grundlegende Wissensorganisation, bieten jedoch oft keine tiefgreifende Integration und Benutzerfreundlichkeit. Dadurch entstehen Datensilos, die eine effiziente Nutzung von Wissen erschweren. KI-Tools wie Langdock, Tucan, oder Glean können zwar durchsuchbare Unternehmensdatenquellen nutzen und benutzerfreundliche Chat-Interfaces zur Beantwortung von Anfragen erstellen, erfordern aber einen sicheren externen Zugriff auf relevante Unternehmensdaten.
Microsoft 365 kombiniert vertraute Office-Tools mit modernen KI-Technologien und bietet eine integrierte Plattform, die die effiziente Organisation und den Austausch von Wissen erleichtert, ohne dass die Mitarbeitenden ihre gewohnte Arbeitsweise ändern müssen. Die M365-Suite ermöglicht die nahtlose Integration von Anwendungen wie Microsoft Loop, Stream, Copilot, Word und Teams, was zu einem direkten Quick Win bei der Einführung eines Wissensmanagementsystems führt.
Warum Microsoft 365 für Steuerkanzleien?
Die Microsoft Office Suite hat sich in den meisten Steuerkanzleien längst etabliert. Word, Excel, PowerPoint und OneNote bieten eine vertraute Umgebung, in der die Mitarbeitenden komfortabel und effizient arbeiten können. OneDrive und SharePoint ermöglichen die sichere, zentrale Speicherung aller Dokumente und gewährleisten schnellen Zugriff sowie gezieltes Filtern von Inhalten.
Erste Schritte bei der Einführung von Microsoft 365
- Bestandsaufnahme: Überprüfen Sie Ihre aktuelle Softwareumgebung und identifizieren Sie Wissenslücken.
- Bedarf ermitteln: Ermitteln Sie spezifische Anforderungen, die durch Microsoft 365 abgedeckt werden können.
- Implementierungsplan erstellen: Definieren Sie klare Schritte für die Einführung und Schulung von Mitarbeitenden.
- Sicherheitsrichtlinien anpassen: Sorgen Sie dafür, dass alle gespeicherten Informationen sicher sind.
Die KI-Funktionen von Microsoft 365 ermöglichen die leistungsfähige Organisation und schnelle Bereitstellung von Wissen, das leicht durchsuchbar ist. Dank der tiefen Integration in die bekannten Office-Tools ist der Übergang zu einer neuen Wissensverwaltung reibungslos, da keine neue Software oder Arbeitsweise erlernt werden muss. Dies führt zu einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Effiziente Wissensorganisation mit Microsoft Loop und Stream
Microsoft Loop sorgt für eine dynamische Wissensorganisation, indem es den Mitarbeitenden ermöglicht, Inhalte flexibel zu erstellen und zu teilen. Sie können Word-Dokumente nutzen, um Notizen oder Anleitungen zu verfassen oder mit Microsoft Stream per Mausklick direkt vertonte Bildschirminhalte der Fachapplikation aufnehmen und so eigene Lernvideos produzieren. Loop synchronisiert dynamische Notizen, Aufgaben und Arbeitsbereiche in Echtzeit zwischen allen Microsoft 365-Anwendungen für alle Mitarbeitenden auf allen Endgeräten in Echtzeit.
Die Anwendung unterstützt die Organisation von Wissen und Projekten, indem sie Teams erlaubt, Texte, Tabellen und Grafiken in Echtzeit zu erstellen, zu bearbeiten und auszutauschen. Durch die nahtlose Integration von Inhalten aus verschiedenen Quellen können Teams und einzelne Mitarbeitende effizient zusammenarbeiten.
Tipps für eine effektive Nutzung von Loop und Stream
- Wissensorganisation: Nutzen Sie Loop, um dynamische Arbeitsbereiche zu erstellen und die Zusammenarbeit zu fördern.
- Inhaltsproduktion: Erstellen Sie Lernvideos in Stream, um komplexe Prozesse anschaulich zu erklären.
- Suchfunktionen: Verwenden Sie Microsoft Search, um relevante Inhalte schnell zu finden.
Loop integriert bestehende Wikis und Daten automatisch in eine zentrale Wissensbibliothek. Durch die Analyse aller relevanten Dokumente, die im Laufe der Jahre entstanden sind, nach Schlüsselwörtern wie „Anleitung“ stellt Loop sicher, dass die Wissenspools umfassend organisiert sind. Das erleichtert es den Teams, vorhandenes Wissen zu nutzen, statt bei null zu beginnen.
Mit Microsoft Stream können Videoinhalte erstellt und verwaltet werden. Bereits vorhandene oder in Sekundenschnelle produzierbare Videos werden zentral archiviert und automatisch transkribiert. Die Anwendung integriert Videoinhalte nahtlos in die Suchfunktion von Microsoft Search, sodass Mitarbeitende gezielt Stichwörter eingeben und relevante Videoinhalte direkt finden können. Microsoft Search zeigt genau die Minute und Sekunde an, in der ein bestimmtes Thema behandelt wird. Eine Suche nach „Anleitung Umsatzsteuervoranmeldung DATEV“ liefert alle relevanten Dateien und zeigt minutengenau an, wann dieses Thema in einem Video vorkommt. So kann der oder die Suchende sofort an die gewünschte Stelle im Video springen.
Die seit April 2024 verfügbare Integration von Copilot in Stream ermöglicht es, direkte Fragen zu einem Video zu stellen. So können Mitarbeitende beispielsweise fragen, ob es in dem Video auch um OSS-Meldungen geht, und erhalten sofort eine präzise Antwort. So können auch interne und externe Schulungen über Teams aufgezeichnet, transkribiert und intern mit einem Link zu genau dieser Stelle versendet werden.
Copilot: Der Schlüssel zum umfassenden Wissensmanagement
Microsoft Copilot analysiert Daten aus allen Microsoft 365-Anwendungen und erstellt einen umfassenden Knowledge Graph, der präzise und kontextbezogene Antworten liefert. Durch die Fähigkeit, Inhalte aus Loop, Stream, SharePoint und anderen Dateiformaten zu analysieren, ermöglicht Copilot einen ganzheitlichen Blick auf vorhandenes Wissen. Mitarbeitende können gezielte Fragen stellen und erhalten kontextbezogene, detaillierte Antworten entweder als Word-Anleitung, PDF-Dokument oder Anleitungsvideo. Auch Whiteboards können Inhalte liefern.
Copilot indexiert Inhalte aus allen Microsoft 365-Anwendungen und analysiert sie. So entsteht ein kanzleiweites Wissenskompendium unabhängig von Ordnerstrukturen. Damit wird das Problem gelöst, dass vorhandenes Wissen in der Kanzlei vorhanden, aber nicht auffindbar ist.
Schritte zur erfolgreichen Einführung von Copilot
- Inhalte analysieren: Identifizieren Sie die relevanten Inhalte, die von Copilot indiziert werden sollen.
- Pilotphase starten: Beginnen Sie mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitenden, um das System zu testen.
- Feedback einholen: Nutzen Sie das Feedback, um Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen umzusetzen.
Die Integration von SharePoint und OneDrive ermöglicht die nahtlose Nutzung vorhandener Cloud-Speicher, ohne dass eine zusätzliche Migration erforderlich ist oder weitere Insellösungen geschaffen werden. Die Organisation der Daten bleibt konsistent, was die effiziente Verwaltung und den Austausch von Wissen erleichtert. Mitarbeitende müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, wo sie den von ihnen erstellten Wissens-Content ablegen. Das regt zur Erstellung von Content an und Mitarbeitende fangen an, Content zu produzieren, von denen man es nicht erwartet hätte. Kanzleien können Richtlinien zur Datenaufbewahrung implementieren, um sicherzustellen, dass sensible Informationen nur autorisierten Personen zugänglich sind. Das Wissen bestimmter Teams kann so nur bestimmten Personen (Teammitgliedern) zugänglich gemacht werden. Dies spielt z. B. im HR-Bereich eine Rolle.
Mit Strategie zum erfolgreichen Wissensmanagement
Die erfolgreiche Umsetzung eines umfassenden Wissensmanagementsystems erfordert eine klare Strategie:
- Inhalte identifizieren: Zunächst sollten die relevanten Inhalte identifiziert und eine grobe Struktur innerhalb der Microsoft 365-Umgebung geplant werden.
- Struktur planen: Ist Microsoft M365 noch nicht vorhanden, sollte die Struktur im Tenant mit einem erfahrenen Microsoft-Administrator erstellt und das Berechtigungsmanagement eingerichtet werden.
- Datenquellen verbinden: Umfangreiche Datenquellen können dann mit Microsoft verbunden oder analoges Wissen digitalisiert werden.
- Datenverwaltung optimieren: Die Organisation der Informationen sollte so gestaltet sein, dass eine konsistente Datenverwaltung gewährleistet wird.
Die Einbindung und Schulung der Mitarbeitenden ist entscheidend für die erfolgreiche Implementierung. Durch Schulungen können sie die Vorteile der neuen Tools verstehen und effektiv in ihren Arbeitsalltag integrieren. Dabei kommt der Microsoft-Lösung zugute, dass bei richtiger Einrichtung nichts „falsch“ gemacht werden kann und Mitarbeitende motiviert werden mitzumachen.
Eine Pilotphase mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitenden hilft dabei, mögliche Schwachstellen zu erkennen und die Implementierung weiter zu verbessern. Das gesammelte Feedback kann genutzt werden, um die Prozesse zu verfeinern.
Nach einem erfolgreichen Abschluss der Pilotphase sollte die Lösung in der gesamten Kanzlei eingeführt werden. Eine kontinuierliche Überwachung der Nutzung stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden die neuen Prozesse verstehen und effizient anwenden.
Ein permanentes Feedback-System – beispielweise über Microsoft Forms – ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung des Systems. Neue Anforderungen können frühzeitig erkannt und das Wissensmanagement entsprechend angepasst werden.
To-do-Liste: Optimierung der Wissensverwaltung
- Mitarbeiterschulung: Die Einbindung und Schulung der Mitarbeitenden sind entscheidend für die erfolgreiche Implementierung.
- Pilotphase: Eine Pilotphase hilft dabei, mögliche Schwachstellen zu erkennen und die Implementierung weiter zu verbessern.
- Feedback nutzen: Das gesammelte Feedback kann genutzt werden, um die Prozesse zu verfeinern.
Modernes Wissensmanagement zahlt sich aus
Modernes Wissensmanagement sollte Insellösungen und Datensilos vermeiden. Künstliche Intelligenz kann ihre Kraft nur voll auf die Straße bringen, wenn die notwendigen Daten, in diesem Fall das Wissen, zentral vorliegen. Beim Einsatz externer Systeme steigen die Anforderungen an datenschutzgerechte Implementierungen. Microsoft 365 bietet eine sichere Wissensmanagementlösung, die moderne KI-Technologien mit vertrauten Office-Tools vereint. Die Kombination aus Loop, Stream und Copilot in Verbindung mit bereits vorhandenen Office-Dokumenten ermöglicht eine flexible Organisation und Nutzung von Wissen, ohne dass bestehende Daten verloren gehen . Diese Lösung steigert die Effizienz, indem sie einen tief vernetzten Wissenspool schafft, der jederzeit zugänglich, leicht durchsuchbar und einfach zu verwalten ist.
Auf diese Weise wird eine nachhaltige, zukunftsfähige Praxis aufgebaut, die den sich stetig wandelnden Anforderungen der Branche gerecht wird. Ein Cloud-Wissensmanagementsystem schafft den Weg für zufriedene Mitarbeitende, steigert die Effizienz und ist ein lohnenswertes Investment einer jeden Steuerkanzlei.
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