Revisionssicherheit in Power BI: Ein umfassender Überblick

A. Was bedeutet Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit bezieht sich auf die Anforderung, dass elektronische Daten und Dokumente so aufbewahrt werden müssen, dass sie über einen definierten Zeitraum unveränderbar, vollständig, reproduzierbar und jederzeit verfügbar sind. Diese Anforderungen sind besonders wichtig in Bereichen wie Buchhaltung und Finanzwesen, wo gesetzliche Vorgaben die Aufbewahrung und Nachprüfbarkeit von Geschäftsunterlagen vorschreiben. Die wesentlichen Aspekte der Revisionssicherheit sind:

·         Unveränderbarkeit: Daten dürfen nach ihrer Erfassung nicht unbemerkt verändert werden können.

·         Vollständigkeit: Alle relevanten Daten müssen erfasst und gespeichert werden.

·         Nachvollziehbarkeit: Die Herkunft der Daten und alle Verarbeitungsschritte müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.

·         Reproduzierbarkeit: Es muss möglich sein, frühere Zustände der Daten und Prozesse zu rekonstruieren.

·         Verfügbarkeit: Daten müssen jederzeit zugänglich sein, innerhalb der gesetzlichen oder betrieblichen Fristen.

B. Unterschiede zwischen Power BI Desktop und den Bezahlvarianten

Power BI Desktop ist die kostenlose Version, die hauptsächlich für die Erstellung von Berichten und die Datenmodellierung genutzt wird. In dieser Version erfolgen alle Schritte der Datenaufbereitung und -visualisierung. Allerdings bietet sie keine direkte Möglichkeit zur Versionskontrolle oder zur gemeinsamen Bearbeitung durch mehrere Nutzer, was die Revisionssicherheit beeinträchtigen kann.

Power BI Service (Pro) erweitert die Funktionen um die Möglichkeit, Berichte und Dashboards in der Cloud zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Hier sind eine Versionskontrolle und die Nachverfolgbarkeit von Änderungen möglich, da alle Änderungen protokolliert werden.

Power BI Premium geht noch einen Schritt weiter und bietet erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit, höhere Rechenkapazitäten und zusätzliche Sicherheitsfunktionen. Zudem können Berechtigungen präzise gesteuert werden, um die Revisionssicherheit optimal zu gewährleisten.

C. Revisionssicherheit in Power BI: Dokumentation der Schritte

Power BI unterstützt die Revisionssicherheit durch die Dokumentation aller Schritte der Datenaufbereitung und -visualisierung. Im Folgenden wird beschrieben, wie die Schritte im Power Query Editor und DAX dokumentiert werden und wie dies zur Revisionssicherheit beiträgt:

1. Datenimport: Beim Import von Daten wird die Quelle dokumentiert. Jede Verbindung zu Datenquellen wird gespeichert und kann jederzeit eingesehen werden.

 2. Power Query Editor: Im Query Editor werden sämtliche Bearbeitungsschritte detailliert dokumentiert.

Dieser M-Code dokumentiert jeden Bearbeitungsschritt, was die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit im gesamten Prozess sicherstellt. Diese klare Dokumentation ermöglicht es, frühere Zustände der Daten leicht zu rekonstruieren und Änderungen genau nachzuvollziehen.

3. DAX-Formeln: Alle Berechnungen, die im Datenmodell vorgenommen werden, sind als DAX-Formeln dokumentiert. Beispiele hierfür sind Berechnungen wie Durchschnittswerte, Differenzen oder komplexere Berechnungen. Diese Formeln sind jederzeit sichtbar und können nachvollzogen werden, wodurch die Datenqualität und die Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind.arkeit und Integrität ihrer Daten stellen.

4. Visualisierungen und Datenmodellierung: Jede Visualisierung ist direkt mit den zugrunde liegenden Datenquellen und -modellen verknüpft. Anpassungen in den Visualisierungen basieren auf den dokumentierten Berechnungen und Abfragen, was die Transparenz und Revisionssicherheit weiter stärkt.

D. Tipps zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Vollständigkeit

Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der Daten können durch die folgenden Maßnahmen zusätzlich unterstützt werden:

·         Versionierung und Export der Abfragen: Exportieren Sie regelmäßig die Abfragen und den M-Code in eine externe Dokumentation. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, da alle Änderungen außerhalb von Power BI archiviert und bei Bedarf wiederhergestellt werden können.

·         Zugriffssteuerung: Beschränken Sie den Zugriff auf das Power BI-Modell auf autorisierte Benutzer. So wird sichergestellt, dass keine unbemerkten Änderungen durch unbefugte Personen vorgenommen werden. Dies gilt besonders für die Bezahlvarianten, die umfassende Rechteverwaltungsfunktionen bieten.

·         Protokollierung und Audit Logs: Aktivieren Sie, wo möglich, Audit Logs, um alle Benutzeraktionen in Power BI zu protokollieren. Dadurch lässt sich nachvollziehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, was die Revisionssicherheit erheblich stärkt.

·         Datenquelle schreibgeschützt machen: Wo immer möglich, sollten die Datenquellen schreibgeschützt oder unveränderbar gemacht werden. Dies verhindert nachträgliche Anpassungen der Rohdaten, die den Revisionsstatus beeinträchtigen könnten.

·         Dokumentation der Transformationen: Nutzen Sie M-Code-Kommentare und Tools wie KI-Assistenten, um die einzelnen Schritte der Transformationen zu dokumentieren und verständlich zu machen. Diese Kommentare helfen dabei, den M-Code nachvollziehbar zu gestalten und Änderungen zu erklären.

E. Unterstützung durch KI-Tools wie ChatGPT oder Claude zur Dokumentation

Moderne KI-Tools wie ChatGPT  oder Claude und andere Large Language Models (LLMs) können zusätzlich dabei helfen, den M-Code und DAX-Formeln in Power BI verständlich zu dokumentieren. Diese Tools können:

- M-Code kommentieren: ChatGPT kann automatisch Kommentare zu den einzelnen Schritten des M-Codes generieren, um die Logik hinter den Transformationen besser zu erklären. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen an einem Power BI Projekt arbeiten oder der Code später nachvollziehbar sein soll.

Anschließend kann der Code in die Abfrage in Power BI übertragen werden:

Ein weiterer Vorteil ist, dass ab sofort die Kommentierungen bei den Schritten direkt als Mouse-Over angezeigt werden. Dies erleichtert es auch anderen Kolleginnen und Kollegen, die Arbeitsschritte nachzuvollziehen.

- DAX-Formeln kommentieren: ChatGPT kann auch bei der Erläuterung von DAX-Formeln helfen, um die Struktur und Logik besser zu verstehen. Das erleichtert die Dokumentation und erhöht die Nachvollziehbarkeit.

Hier das Ergebnis:

Und hier die Übernahme ins Programm:

Durch solche Kommentierungen wird der Code verständlicher, und die Schritte werden nachvollziehbar dokumentiert. Das erleichtert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass der M-Code und DAX-Formeln revisionssicher und gut dokumentiert sind.

F. Fazit

Power BI bietet eine solide Grundlage für die Revisionssicherheit, insbesondere durch die umfassende Dokumentation der Datenverarbeitungsschritte im Query Editor und der DAX-Formeln. Diese Funktionen heben Power BI deutlich von Excel ab, wo die Revisionssicherheit stark von den Praktiken der Nutzer abhängt. Durch die Nutzung von Bezahlvarianten wie Power BI Pro und Premium sowie die Einbindung von KI-Tools kann die Revisionssicherheit weiter gesteigert werden. Dies macht Power BI zu einem idealen Tool für Unternehmen, die hohe Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Integrität ihrer Daten stellen.